ICT afdeling Informatiemanagement maakt een stap in professionalisering en teamspirit
Het startpunt
In de ontwikkeling van de IT functie van de ANWB zijn enkele fases doorlopen. De IT functie was enkele jaren geleden decentraal belegd bij de business. Daarna is de IT functie gecentraliseerd, waarbij de focus lag op continuïteit en kostenverlaging. In de huidige fase wil de afdeling Projecten en ICT (P&I) de voordelen van beide modellen combineren, waarbij de functie van de afdeling Informatiemanagement (IM) cruciaal voor het succes is.
Doelstellingen
Een goed functionerend Informatie management is de crux voor een succesvol P&I.
Het is essentieel om de strategische plannen voor 2014 te halen, waarbij de kosten gedaald zijn en de kwaliteit verhoogd is. Voor de benodigde standaardisatie hebben we de business nodig. De roadmap richting doelarchitectuur hebben plannen nodig die gemanaged gaan worden door IM. Daardoor ontstaat er ook focus aan de achterkant bij P&I.
IM moet ook meer een filter worden aan de voorkant door een goede intake en planning. Dit vergroot de delivery kracht van P&I.
De uitdagingen
Uitdagingen om de doelen te behalen:
- De business was bij de start van IM vol verwachting, onder andere door het krijgen van één aanspreekpunt. Door achterstallig onderhoud kan P&I niet leveren wat de business wil. Dat leidt tot frustratie bij de Informatie managers.
- Informatiemanagers pakken minder ruimte dan ze zouden kunnen.
- Informatiemanagers inventariseren bij de business, maar helpen de business onvoldoende om keuzes te maken.
- De business zegt “Ik kan beter direct de directeur bellen, jij kan niets voor me regelen”.
- De teamleden zijn nog solistisch bezig in hun aanpak, er is weinig zelforganiserend vermogen in het team. Ieder doet het op zijn eigen wijze.
Vanuit het gedachtegoed van Professional Capital op het gebied van Intern account management heeft Rezelman Results gedurende een half jaar Informatie management begeleid.
De aanpak was gericht op de volgende doelen:
- Veranderen mindset van de interne account managers binnen IT.
- Trusted advisor worden van interne klanten.
- Ontwikkeling van een positieve, ondernemende cultuur binnen de afdeling.
- Leren creëren van toegevoegde waarde; kleine verschillen, grote effecten.
- Hele team dezelfde taal laten spreken.
- In een succes spiraal komen, maximaal gebruik maken van successen.
Na 4 trainingsdagen binnen een half jaar volgt na enkele maanden nog een terugkomsessie om de borging van de geleerde concepten te ondersteunen.
In de trainingsdagen zijn enkele extra onderdelen opgenomen:
- Uitnodigen van een collega manager van P&I, om de samenwerking structureel te verbeteren.
- Gastcolleges van Prof. Willem Verbeke, met extra verdieping.
- Een Cultuur Survey om een heldere diagnose van de huidige cultuur te maken om van daaruit stappen te zetten in de verbetering ervan.
De ontwikkeling van IM
De ontwikkeling van IM is zichtbaar in de volgende zaken:
- Het team is naar elkaar toe gegroeid, zowel in denkwijze, in duidelijkheid over onze rol, in samenwerking en in sfeer.
- Als IM zien we dat we onze toegevoegde waarde kunnen laten zien, zonder daarbij direct afhankelijk te zijn van de delivery van de achterkant van P&I.
- Door collega managers uit te nodigen in een ontspannen sfeer is de samenwerking met hun afdelingen verbeterd.
Enkele reacties van de deelnemers
“Goed dat we op deze wijze 4 volle dagen met elkaar hebben doorgebracht.”
“Spiegel voorgehouden, handvatten gegeven.”
“We doen onbewust al veel zaken goed. Nu zijn we bewust bekwaam, waardoor we de concepten ook op meerdere gebieden kunnen inzetten.”
“Inzicht in elkaars persoonlijke kwaliteiten.”
“Tussendoor interessante lezingen van Prof. Willem Verbeke.”
“Jan is snel in staat geweest zich in te leven in de belangrijkste issues in onze business, en zicht te hebben op de specifieke persoonlijkheden in het team.”
“Alle concepten zijn afkomstig uit sales, maar ze zijn prima vertaald naar onze situatie, zodat de negatieve klank van sales niet aanwezig is.”
“Het wordt nog moeilijk om al de geleerde concepten volledig toe te passen in de praktijk. Goed dat we over enkele maanden nog een borging sessie hebben.”
