ICT manager komt op dezelfde golflengte als zijn directeur

De situatie:

De ICT organisatie van de ANWB heeft een nieuwe directeur gekregen. Bij het samenstellen van zijn MT valt Gerke Henkes buiten de – verwachte – boot en krijgt een lagere beoordeling dan verwacht. En dat terwijl Gerke voor zijn gevoel hard heeft gewerkt en veel heeft bereikt. Maar in de ogen van de ICT-directeur is dat niet zichtbaar.

Gerke besluit de uitdaging aan te gaan om zich te verbeteren op dit gebied van zichzelf profileren en beter communiceren met zijn omgeving, met name zijn management.

Hij gaat dat doen op een nieuwe positie, manager Hulpverlening, een afdeling binnen ICT.

De uitdagingen

De situatie waarin Gerke zich moet bewijzen kent onverwachte en bekende elementen die de uitdaging complexer maken. Zoals:

Gerke moest een nieuwe afdeling overnemen (Hulpverlening), maar ontdekte dat de afdeling niet op orde was. De medewerkers waren niet bezig met structurele verbeteringen, maar met pappen en nathouden.
Er was bij zijn komst al een onderzoek gestart naar de kwaliteit van een van de belangrijkste applicaties (dispatch). Dit leidde tot onzekerheid bij de medewerkers en weinig vertrouwen bij de business.
Heel veel technisch achterstallig onderhoud.
Geen eenheid in de afdeling over werkwijze, processen en documentatie.
De opvolger bij Infra kwam later dan verwacht, gecombineerd met persoonlijke omstandigheden, maakte dit dat Gerke pas halverwege 2010 echt van start is gegaan.
Gerke was onderdeel van een nieuw MT, wat geen ingespeeld team was. Daarbij was een collega manager uit de voorgaande situatie Gerke zijn nieuwe manager.
Er loopt een groot project (ISIS), dat veel meer impact heeft op Gerke zijn afdeling dan bij de start in 2009 is ingeschat.

Om met deze thema’s om te gaan was hard werken niet de enige oplossing. Goed communiceren met de omgeving was hierin dé kritische succesfactor voor Gerke.

De aanpak:

Vanuit het gedachtegoed van Best Year Yet heeft Rezelman Results het afgelopen jaar Gerke begeleid. Onderdelen daarbij zijn:

Als startpunt een helder jaarplan 2010 – inclusief persoonlijke ontwikkelpunten - , waarmee consistent gecommuniceerd wordt naar de omgeving.
In het najaar proactief een helder jaarplan 2011 gemaakt, om zo vooruit te lopen op de interne tijdlijnen en sturing te geven aan discussies.

Maandelijkse follow up, waarin aandacht voor:

Het constant communiceren van geplande acties en de behaalde resultaten.
Tijd nemen voor goede evaluaties en de vertaling daarvan naar nieuwe aandachtspunten.
ICT-resultaten vertalen naar aansprekende en begrijpelijke voordelen voor de business.
Ruimte nemen voor persoonlijke ontwikkeling.

De kleur van de klant

Binnen deze aanpak is er veel ruimte om Gerke zijn unieke kleur ruimte te geven. Met name:
• Creativiteit op basis van heldere analyses.
• Doorzettingsvermogen en loyaliteit
• Positief enthousiasme (“licht aan het eind van de tunnel”)
• Uitstralen van zekerheid (“ik ga het oplossen”)

De inbreng van de coach

De coach – Jan Rezelman - zijn rol had enkele specifieke elementen in dit traject:

Spiegel voorhouden, het uitspreken van gedachten maakt zaken helder en er kan kritisch naar gekeken worden.
Bewustwording dat het beeld over Gerke ook wordt gevormd door Gerke zelf.
Helderheid creëren over Gerke zijn persoonlijke verbetering, waaronder denken vanuit: zeg wat je gaat doen, doe het, zeg dat je het gedaan hebt.
Concreet maken van resultaten/successen in termen van klant/business
Plezier inbrengen in de follow up’s!

De resultaten:

Gerke heeft in 2010 de volgende zakelijke resultaten gehaald met zijn afdeling.

Structurele verbetering: de releasekalender die staat.
Principe van ver vooruitkijken beklijft.
De waarde van beter vooruit kijken en op hoofdlijnen schatten wordt ingezien.
Het drukke hoofdseizoen is rustig gelopen bij ICT.
Rust en regelmaat bij het team, niemand uitgevallen.\
Administraties op orde, beter dan gemiddeld.

Volgens de opdrachtgever:

Wat de ontwikkeling van Gerke het meest aantoont zijn de reacties uit zijn omgeving:

Als Gerke tegen de business zegt: “Wat er ook gebeurt, wij lossen het op”, knikken ze vol vertrouwen.
De ICT-directeur gaat het nieuwe jaarplan van Gerke presenteren bij de hoofddirectie. Het plan zit goed in elkaar, doelen helder, aanpak helder en geen vragen. Hiermee zit Gerke nu op dezelfde golflengte als zijn ICT-directeur. Er is ontspanning in de relatie en het gevoel van onder het vergrootglas liggen is weg.
Gerke neemt zijn manager mee in zijn plannen door regelmatiger te communiceren. Daardoor krijgt hij speelruimte om zaken op zijn eigen wijze te realiseren. En de resultaten bewijzen vervolgens dat dit werkt. Gerke zijn manager herkent de ontwikkeling en verandering die Gerke in 2010 heeft doorgemaakt.
Gerke is geaccepteerd als manager. Zijn medewerkers:: “we zijn blij dat jíj het doet”.