IT afdeling versnelt voor de business
Hulpverlening (HV) heeft op dit moment 23 medewerkers, verdeeld over Call intake, Dispatch en Ondersteuning. De manager wil de cultuur van zijn afdeling graag een ontwikkeling laten doormaken. Eén van zijn thema’s in 2011 is om alle treintjes op tijd te laten rijden (80% van de releases op tijd en ‘first time right’). Dat geeft duidelijkheid naar de business en naar de collega’s van P&I, maar vraagt ook veel van HV zelf.
Gerke ziet ook in de huidige cultuur belemmerende zaken als de schuld geven, hiërarchie, korte termijn gerichtheid en interne competitie. Het is waardevol voor HV om deze elementen stap voor stap te verwijderen uit de cultuur.
Dit is een eerste stap in de ontwikkeling van de cultuur, hierna moeten er nog meer volgen.
Doelstellingen
De snelheid aan de zijde van onze interne klanten om IT gedreven veranderingen door te voeren versnelt enorm. En deze versnelling is groter dan de versnelling binnen de IT afdeling. De afdeling zal structureel sneller IT-wijzigingen moeten opleveren om de business voldoende re ondersteunen.
Daarvoor is een cultuurverandering noodzakelijk.
De uitdagingen
Uitdagingen om de doelen te behalen:
• Gebrek aan sense of urgency bij de medewerkers.
• Enkele cultuur trajecten die in de ogen van de afdelingen “mislukt” zijn, geen concrete resultaten hebben opgeleverd en/of voortijdig gestopt.
• Mislukte interne verbetertrajecten, zoals documentatiestandaards en nieuwe ontwikkelmethodieken.
• Achterstand in de persoonlijke en professionele ontwikkeling van de medewerkers, zoals in basis vaardigheden rondom communicatie.
• Een gemiddelde leeftijd en aantal dienstjaren dat hoog ligt.
Rezelman Results heeft gedurende een half jaar BAM HV begeleid.
Het programma.
• Vergoten sense of urgency vanuit management door gerichte communicatie. Doel is de medewerkers het gevoel te geven dat ZIJ moeten gaan veranderen.
• Cultuur Survey; op weg naar een succesvolle cultuurtransformatie, gedragen door het team.
• Coachsessie-1: Van Cultuur naar Actie.
• Coachsessie-2: Van Actie naar Resultaten.
• Coachsessie-3: Van Resultaten naar Borging.
• Evaluatie richting MT BAM en MT P&I.
De Cultuur Survey.
De ontwikkeling van een cultuur is een belangrijk en moeilijk proces. Randvoorwaardelijk voor succes is het inzicht bij de start en een doordacht ontwerp van de verandering.
Een Cultuur Survey geeft op simpele wijze een enorm krachtige rapportage met antwoorden op essentiële vragen. Het op deze wijze betrekken van de medewerkers is al een belangrijk aspect van een geslaagde cultuurverandering.
Specifieke aandachtspunten in de aanpak.
• Het betrekken van collega’s uit andere afdelingen bij de sessies.
• Het vragen van collega’s naar het cultuurbeeld van BAM HV in de Cultuur Survey.
De ontwikkeling van de IT afdeling
Zichtbare resultaten.
3 plannen van aanpak voor de volgende resultaatgebieden:
• Toegevoegde waarde richting interne klant.
• Het creëren van duidelijkheid voor de medewerkers over interne werkwijzen.
• Project voor interne verbetering en versnelling, een nieuwe ontwikkelmethodiek implementeren.
In deze plannen extra aandacht voor:
• Borging van het plan.
• Besluitvormingsprocessen.
• Heldere verantwoordelijkheid.
• Commitment bij de gehele afdeling.
• Quick Wins.
• Communicatie van de behaalde successen binnen en buiten de afdeling.
Meer zachte resultaten.
• Door het betrekken van collega afdelingen is het onderling begrip en de concrete samenwerking toegenomen.
• Vanuit de medewerkers is er meer behoefte aan duidelijkheid over de wijze van samenwerking binnen P&I. Hierin is een stap gezet, leidend dat er binnen een maand voldoende duidelijkheid is bij alle medewerkers.
• Gevoel bij de afdeling dat dit keer de plannen WEL gaan lukken.
“De aanleiding voor de samenwerking met Jan was de wens om met de afdeling een stap te maken in de ontwikkeling van de cultuur, gedragen door de teamleden zelf.
Voornaamste reden is een antwoord hebben voor de steeds sneller groeiende vraag (van onze business). Het was duidelijk dat hiervoor een cultuurverandering noodzakelijk was.
Jan heeft ons enorm geholpen met aspecten als 'persoonlijke verantwoordelijkheid' en 'commitment'. Jan doet dit met kennis van wat het is om ICT afdeling te zijn. Daarbij is Jan is staat om op een doortastende en ook prettige manier mensen te confronteren en een spiegel voor te houden.
Resultaat is geweldig, een team dat veel sneller en beter werkt, en alleen maar beter wil worden...”
